Politique de confidentialité

Préambule

La ville de Saint Germain en Laye (ci-après, la « Ville ») et le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) de la Ville sont amenés à collecter et à traiter des données personnelles vous concernant. 
Le Règlement Général sur la Protection des Données, dit « RGPD », vient renforcer le contrôle exercé par les citoyens sur leurs données personnelles. 
C’est dans ce cadre que l’équipe municipale souhaite vous témoigner son engagement total en matière de protection de vos données personnelles, vecteur de confiance essentiel entre la Ville, le CCAS et les usagers. 
A travers cette politique, la Ville et le CCAS souhaitent vous fournir toutes les informations utiles sur la protection de vos données personnelles et les droits dont vous disposez. 
En particulier, cette politique a pour objectif de vous délivrer une information claire et transparente sur les points suivants : quelles données personnelles sont traitées ? à quelles fins ? par qui ? comment ? pendant combien de temps ? etc.
Cette politique a également pour objectif de faciliter vos démarches pour exercer vos droits concernant vos données personnelles auprès de la Ville et du CCAS de Saint-Germain-en-Laye en détaillant chacun d’entre eux.

Délégué à la protection des données

Le Délégué à la protection des données de la Ville de Saint-Germain-en-Laye est le cabinet Lexing Alain Bensoussan Avocats dont l’adresse de courrier électronique est : dpo@saintgermainenlaye.fr et l’adresse postale : Mairie de Saint-Germain-en-Laye à l’attention du délégué à la protection des données (DPO), 86 rue Léon-Désoyer 78100 Saint-Germain-en-Laye BP 10101, service délégué à la protection des données. 

Les bases juridiques et les finalités de nos traitements de données

Certains des traitements mis en œuvre par la Ville ou le CCAS sont nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée. Il en est ainsi notamment des traitements qui poursuivent les finalités suivantes :

Traitements Ville :

• Gestion locative des biens appartenant à la Ville ;
• Gestion du stationnement sur les parkings de résidents ;
• Gestion des demandes de places en crèches ;
• Gestion de la location de salles par des particuliers ;
• Gestion des événements culturels ;
• Gestion de l’adhésion, de la vente de billets du Théâtre de la ville ;
• Gestion des inscriptions et abonnements à la médiathèque ;
• Gestion des visites, expositions, concerts et activités pédagogiques ;
• Gestion des activités pédagogiques proposées aux familles ;
• Gestion du recrutement ;
• Gestion de la facturation ;
• Gestion des annonces sur la plateforme d’emploi ;
• Gestion de la journée de l’amitié pour les séniors ;
• Gestion des adhésions au club séniors.

Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre pour répondre à des obligations légales et réglementaires incombant à la Ville ou au CCAS, notamment : 

Traitements Ville :

• Gestion des archives ;
• Gestion du registre des personnes vulnérables ;
• Gestion de l'Etat civil ;
• Gestion des dossiers de stationnement payant ;
• Gestion des protocoles d'accueil individualisés et de l'accompagnement des situations de handicap ;
• Gestion des passations de marchés publics ;
• Gestion des conventions d’occupation des installations sportives ;
• Suivi de l'activité associative ;
• Gestion des listes électorales ;
• Gestion et l’attribution des logements sociaux ;
• Gestion des demandes relatives aux droits des personnes concernées au titre de la règlementation en matière de données à caractère personnel ;
• Gestion des recensements de la population ;
• Gestion de la Commission Communale pour l’Accessibilité (CCA) ;
• Gestion des référents inclusion.

Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre pour réaliser une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique de la Ville ou du CCAS, notamment :

Traitements Ville :

• Gestion des événements culturels ; 
• Gestion des opérations funéraires ;
• Gestion des élections ;
• Suivi des assemblées d'élus de la ville ;
• Gestion des attestations d'accueil de personnes étrangères ;
• Gestion des dossiers d’autorisation de l’exercice de l’activité des taxis et des débits de boissons ;
• Gestion de l'enregistrement des meublés de tourisme et chambre d'hôtes ;
• Gestion et instruction des demandes de titres d'identité ;
• Gestion du calcul du quotient familial ;
• Gestion des inscriptions et des activités scolaires et périscolaires ;
• Gestion et suivi de la scolarité des élèves ;
• Gestion et prise en charge des procédures de péril ;
• Gestion du stationnement payant sur la voirie ;
• Gestion des réclamations d'administrés (traitement et réponse aux signalements) ;
• Gestion des demandes de bips, télécommandes pour rues piétonnes, demandes d'accès en véhicule aux voies piétonnes au sein de la Ville ;
• Gestion des subventions aux associations ;
• Gestion du répertoire des associations sportives ;
• Gestion des activités jeunesses vacances ;
• Gestion des manifestations sportives et de l'aide logistique ;
• Gestion des conseils municipaux juniors, conseils des collégiens et conseils des lycéens ;
• Gestion de l’accompagnement des jeunes ;
• Gestion des activités sportives à destination des jeunes ;
• Gestion de l’organisation et suivi des brocantes ;
• Gestion et suivi des dossiers d'urbanisme ;
• Gestion des enquêtes publiques sur les projets d'urbanisme ;
• Gestion des prêts et réservations d'ouvrages de la médiathèque ; 
• Gestion des activités et animations de la médiathèque ;
• Gestion du service de bibliothèque à domicile ;
• Gestion des consultations du fonds patrimonial ;
• Gestion des objets trouvés ;
• Gestion des chiens dangereux ;
• Attribution des bicycodes ;
• Gestion du service de transports en cars ;
• Gestion des demandes de recherches historiques et généalogiques ;
• Gestion de la communication municipale ;
• Gestion du Point Justice.

Traitements CCAS :

• Gestion des aides sociales facultatives ;
• Assistance à la constitution des dossiers pour les aides sociales relevant du département ;
• Accompagnement des personnes en difficultés financières ;
• Gestion du maintien à domicile ;
• Gestion des prestations de soins à domicile.

Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre pour réaliser une mission d’intérêt général dont sont investis la Ville ou le CCAS en tant qu’autorité compétente aux fins de prévention et de détection des infractions pénales, d'enquêtes et de poursuites en la matière ou d'exécution de sanctions pénales y compris la protection contre les menaces pour la sécurité publique et la prévention de telles menaces :

Traitements Ville :

• Gestion de l’accompagnement des victimes (harcèlement scolaire, violence conjugale etc.)
• Gestion des signalements ;
• Gestion des manifestations ;
• Gestion des fourrières ;
• Gestion des verbalisations et vidéoverbalisations ;
• Gestion des mains courantes ;
• Gestion des courriers ;
• Gestion de la vidéoprotection ;
• Opérations tranquillité absence ;
• Gestion du dispositifs Caméra Piéton ;
• Gestion et dépénalisation du stationnement dans la collectivité ;

Certains des traitements que nous mettons en œuvre sont basés sur votre consentement. Il en est ainsi des traitements qui poursuivent les finalités suivantes : 

Enfin, certains de nos traitements sont fondés sur l’intérêt légitime. Cela est ainsi le cas pour les traitements suivants :

Traitements Ville :

• Gestion des dossiers contentieux en lien avec la ville afin de préparer, exercer et suivre une action disciplinaire ou judiciaire et, le cas échéant, exécuter une décision rendue ;
• Gestion de la vidéosurveillance afin de garantir la sécurité physique et juridique des fonctionnaires du service de police municipale ;
• Gestion des accès des visiteurs aux locaux de la police municipale afin d’assurer la sécurité des locaux et des agents recevant du public dans l’enceinte de la police municipale et de garantir la confidentialité informations présentant un caractère sensible ; 
• Gestion du site de la Ville afin d’informer les usagers des actualités de la Ville, des dispositifs dont ils peuvent bénéficier ;
• Gestion des conventions de partenariat aux fins d’organisation interne de la Ville ; 
• Gestion des relations de presse afin de promouvoir les actions et dispositifs mis en œuvre par la Ville ;
• Gestion de l’inscription aux activités proposées dans le cadre de la mission « ville de demain » ;
• Gestion des relations avec les partenaires et associations ainsi que des marchés et des commandes ;
• Gestion du personnel de la direction du CCAS ;
• Gestion de la permanence du conseiller numérique.

Les destinataires de vos données

Les données personnelles que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, sont destinées à la Ville ou au CCAS en leur qualité de responsable du traitement.

Sont également destinataires de vos données, les catégories de destinataires suivantes :

• Les membres du personnel de la Ville ou du CCAS ;
• Nos éventuels sous-traitants ;
• Les organismes publics ou non afin de répondre à nos obligations légales.

Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données.

Les transferts de vos données

La Ville et le CCAS ne transfèrent pas vos données en dehors de l’Union européenne sauf à ce que ce transfert soit fondé sur des dérogations pour des situations particulières (votre consentement, transfert nécessaire à l’exécution d’un contrat entre vous et la Ville et/ou le CCAS ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande etc.).

La Ville ou le CCAS, au travers de l’utilisation d’outils tels que Google sont susceptibles de transférer certaines de vos données personnelles en dehors de l’Union européenne et en particulier vers les Etats-Unis.

Ces transferts vers les Etats-Unis font désormais l’objet d’une décision d’adéquation rendue par la Commission européenne qui met en place un système d’auto-certification des entités américaines importants des données. Ces organismes, desquels Google fait partie, sont listés par le Département du Commerce des Etats-Unis.

Pour de plus amples informations, vous pouvez vous adresser au délégué à la protection des données joignable par courrier électronique à l’adresse : dpo@saintgermainenlaye.fr

Les durées pour lesquelles nous conservons vos données

La Ville et le CCAS font en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les durées de conservation que nous appliquons à vos données personnelles sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. 

Nous organisons notre politique de conservation des données selon cette classification :

• Durées de conservation des données - Affaires administratives
• Durées de conservation des données - CCAS
• Durées de conservation des données - Enfance
• Durées de conservation des données - Police municipale

La sécurité de vos données

La Ville et le CCAS accordent une importance particulière à la sécurité des données personnelles.

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité. 

Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement des données personnelles, la Ville et le CCAS s’assurent qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées.

La Ville et le CCAS mettent ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées. A ce titre, la Ville et le CCAS sont en mesure de recourir à des techniques de pseudonymisation ou de chiffrement des données lorsque cela s’avère possible et / ou nécessaire.

La sous-traitance 

Lorsqu’elles ont recours à un prestataire, la Ville ou le CCAS ne lui communiqueront des données personnelles qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.

Nous concluons avec nos sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.

Les droits qui vous sont reconnus

La Ville et le CCAS sont particulièrement soucieuses du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données qu’elle met en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.

Votre droit d’accès

À ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :

• les finalités du traitement ;
• les catégories de données personnelles concernées ;
• les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
• lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
• l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
• le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
• des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
• l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

Votre droit à la rectification de vos données

Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

Votre droit à l’effacement de vos données

 Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

• les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
• vous retirez le consentement préalablement donné ;
• vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
• le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.

Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, la Ville et le CCAS ne pourront répondre favorablement à votre demande ; tel sera le cas si elles sont tenues de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Votre droit à la limitation des traitements de données

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

Votre droit à la portabilité de vos données

Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.

Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par la Ville ou le CCAS.

Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :

• uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas ;
• les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment.

Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.

Vous pouvez demander la portabilité des données selon la procédure définie ci-dessous en précisant si vous souhaitez les recevoir vous-même ou si cela est techniquement possible pour nous, que nous les transmettions directement à un autre responsable de traitement. 

Dans ce dernier cas, vous veillerez à nous indiquer la dénomination exacte de ce responsable, ses coordonnées ainsi que le service ou la personne qui devrait en être destinataire. Afin de faciliter l’exercice de ce droit vous devrez informer ce destinataire de votre demande auprès de nos services.

Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données personnelles sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

Votre droit d’introduire une réclamation

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil (3 place de Fontenoy 75007 Paris) sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.

Vous disposerez également lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif du droit de définir des directives générales.

Les modalités d’exercice de vos droits

Les demandes relatives à l’exercice de vos droits s’effectuent à l’adresse postale suivante : Ville de Saint-Germain-en-Laye, à l’attention du délégué à la protection des données, Mairie de Saint-Germain-en-Laye, à l'attention du délégué à la Protection des Données (DPO), 86, rue Léon-Désoyer 78100 Saint-Germain-en-Laye BP 10101 ou à l’adresse email suivante : dpo@saintgermainenlaye.fr.

Modification du présent document

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique sur notre site internet. Elle pourra faire l’objet de mises à jour.